La necessaria evoluzione dell'automazione dei programmi per la privacy

Con l’espansione della legislazione sulla privacy dei dati negli ultimi anni, si è ampliata anche la portata dei programmi sulla privacy che la supportano.

Sebbene la normativa sia stata e sia tuttora uno dei principali fattori di spinta per i programmi di privacy, i tempi della sola conformità “a scatola chiusa” sono finiti. Poiché le linee di demarcazione tra privacy, sicurezza e governance dei dati continuano a confondersi, i team che si occupano di privacy hanno spostato l’attenzione al di là dei loro obblighi di conformità normativa e di reporting, per incorporare la governance in modo più strategico nel ciclo di vita dei dati all’interno dell’azienda. Ciò è dovuto alla rapida evoluzione del panorama normativo, ma anche al ritmo con cui l’uso dei dati si verifica e si evolve, nonché alle tecnologie che lo supportano.

I team che si occupano di privacy devono quindi essere in grado di adattarsi continuamente a questi contesti normativi e di dati. Una delle sfide più significative è la capacità di trovare, comprendere e proteggere facilmente i dati.

Il punto di partenza è l’automazione. Essa consente ai team di integrare tutti i sistemi, scoprire e classificare i dati e creare un inventario centrale dei dati. Da qui, i team che si occupano di privacy possono affrontare aspetti più ampi dei loro programmi di privacy, come le richieste di accesso ai dati (DSAR), la gestione degli incidenti e le valutazioni dell’impatto sulla privacy (PIA), tra le altre cose.

Oggi, nella maggior parte delle aziende, i dati si trovano in molti luoghi digitali e analogici e in molti formati. Questo si traduce in processi di conformità e governance manuali, lunghi e spesso disarticolati.

Senza un modo per reperire e popolare i dati in una posizione centralizzata, i team che si occupano di privacy hanno le mani legate. Non possono creare politiche di governance efficaci o collaborare con gli stakeholder interni per soddisfare gli standard di conformità. Affrontare questo problema dovrebbe essere la priorità del team privacy.

Step 1: conoscere i tuoi dati

Una visione centrale dei dati personali detenuti ed elaborati da una società, spesso chiamata “Mappa dei dati”, è alla base di qualsiasi programma sulla privacy e lo è da quando le aziende hanno iniziato a prepararsi per il Regolamento generale sulla protezione dei dati dell’UE (GDPR). Ciò che è cambiato è che molte imprese si sono rese conto che per avere una mappa dei dati più accurata e aggiornata è necessario sostituire le fasi manuali con l’automazione.

La data discovery è la risposta. Utilizza l’automazione per analizzare più sistemi, fonti di dati e risorse di dati. Individua i dati personali memorizzati all’interno di tali sistemi, li classifica e sfrutta le scansioni incrementali programmate per identificare le modifiche che si verificano.

Il risultato di un processo organizzato di scoperta dei dati è una mappa dei dati. La mappatura dei dati crea inventari centrali e una rappresentazione visiva dell’intero ciclo di vita dei dati che i team della privacy possono sfruttare sapendo di avere una visione quasi in tempo reale dei propri dati. Possono inoltre identificare facilmente le lacune nei processi relativi ai dati, alla sicurezza e alla conformità e porre rimedio alle violazioni delle policy per ridurre i rischi. Se non si conoscono i dati, come si possono proteggere efficacemente?

Con l’individuazione e la mappatura dei dati, un team di privacy dispone di un inventario centrale dei dati che può utilizzare per prendere decisioni e intraprendere azioni, indipendentemente dall’area di cui si occupa, tra cui la gestione della privacy, la gestione del consenso o la sicurezza dei dati. Una mappa dei dati può anche aiutare i team che si occupano di privacy a capire quali leggi sulla privacy, come il California Consumer Privacy Act (CCPA), si applicano ai loro dati.

Fase 2: Automazione della privacy dei dati

Una volta che il team che si occupa di privacy ha standardizzato l’individuazione e la mappatura dei dati, può affrontare con facilità altre aree del programma di privacy, come i diritti degli interessati.

Le DSAR sono sempre più numerose e complesse. Richiedono ai team che si occupano di privacy di individuare, raccogliere e redigere rapidamente i dati sensibili. Con l’individuazione dei dati e le mappe dei dati, un team per la privacy sa esattamente dove sono conservati i dati di un individuo. Possono individuare i dati, eseguirne automaticamente la rielaborazione e consegnarli tempestivamente al richiedente della DSAR.

Un’altra area di supporto della data discovery è la gestione degli incidenti. La gestione dei rischi e degli incidenti diventa meno onerosa per il team di sicurezza, perché ora può accedere facilmente ai dati necessari per la correzione.

L’automazione del data discovery pone inoltre le basi per le attività di privacy e data governance di nuova generazione, come la gestione delle policy sulla privacy. Dal momento che i team che si occupano di privacy possono accedere facilmente ai dati, possono tenere traccia non solo di chi ha ricevuto e riconosciuto le politiche sulla privacy, ma anche iniziare a rilevare le violazioni di tali politiche, porre rimedio ai problemi e ridurre il rischio complessivo.

Conclusione: Superare i flussi di lavoro manuali per passare a una piattaforma completamente automatizzata

Ogni mese sono in preparazione o vengono approvate sempre più norme sulla privacy. Anche queste, così come le leggi esistenti sulla protezione dei dati e sulla privacy, sono sempre più complesse. Se a questo si aggiungono la continua espansione e l’importanza dell’uso dei dati all’interno delle organizzazioni e le nuove tecnologie che vengono utilizzate per farlo, i team che si occupano di privacy hanno il loro bel da fare.

I team che si occupano di privacy hanno bisogno di tecnologie che vadano oltre il semplice flusso di lavoro e che aiutino ad automatizzare attività che tradizionalmente richiedevano tempo e fatica, per poi fornire informazioni imprecise. Questa tecnologia consente ai programmi di tutela della privacy di essere integrati nelle tecnologie utilizzate dall’azienda, anziché essere semplicemente montati, per semplificare ulteriormente le iniziative di privacy, sicurezza e governance dei dati delle organizzazioni.

OneTrust può aiutarvi.

Il software di OneTrust è progettato per integrare l’automazione della privacy dall’inizio alla fine, tra cui:

• Individuazione e classificazione dei dati personali nell’ecosistema IT, applicando i contesti aziendali e normativi attraverso la ricerca OneTrust DataGuidance.
• Creazione di un inventario e di un catalogo centrale dei dati che funga da base per le iniziative di privacy, sicurezza e governance dei dati.
• Alimentazione dei flussi di lavoro sulla privacy, come la creazione di record di elaborazione, la risposta agli incidenti e l’adempimento automatizzato delle DSAR.
• Applicazione di politiche quali la conservazione dei dati, la minimizzazione dei dati e l’accesso ai dati mediante l’applicazione di controlli quali la redenzione, l’eliminazione e la governance degli accessi in tutto l’ecosistema IT.

Grazie a questi strumenti, i team che si occupano di privacy possono prendere decisioni più informate e automatizzare i processi di privacy e governance a valle, oltre a semplificare la conformità alla privacy e le attività di gestione del rischio. Inoltre, sono facili da usare, quindi tutti i membri del team possono sfruttarli per aumentare l’efficienza e l’efficacia delle loro attività quotidiane.

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