Come sfruttare la tecnologia per facilitare i processi della D.Lgs 231/2001 , velocizzare i controlli di vigilanza e semplificare il modello di organizzazione e gestione (“modello231”)
Che cos’è il D. Lgs. 231/2001?
Il Decreto Legislativo 231/2001 ha introdotto nuovi profili di responsabilità amministrativa per le aziende in relazione a specifiche categorie di reati, ove compiuti da categorie specifiche di dipendenti e nell’interesse e vantaggio dell’ente stesso.
L’ente può essere ritenuto responsabile dei reati commessi da taluni soggetti ad esso legati, inclusi i suoi amministratori e lavoratori subordinati, in modo da tutelare la collettività da profili di reato che rischierebbero di essere più frequenti o difficilmente punibili.
L’introduzione della legge 231 ha tuttavia introdotto nuovi e spesso onerosi compiti per le aziende stesse, tenute infatti al rispetto di obblighi specifici per poter essere ritenute esenti dalla responsabilità di cui sopra.
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A chi si applica il D. Lgs. 231/2001?
A livello oggettivo, la norma si applica alla quasi totalità degli enti dotati di personalità giuridica e non (quali società in diverse forme, associazioni, fondazioni, eccetera), con l’esclusione di taluni enti pubblici e un limitato numero di organizzazioni (ad esempio l’imprenditore individuale).
A livello soggettivo, il decreto individua quali posssibili autori dei reati sia i soggetti in posizioni apicali (quali gli amministratori e direttori), sia i soggetti sottoposti alla direzione di quest’ultimi (come i lavoratori subordinati), con delle differenze in termini di profili di responsabilità tra le due categorie.
Quali sono gli obblighi che gli enti devono rispettare per evitare la responsabilità amministrativa?
Il d.lgs 231/2001 prevede una serie di misure che l’ente deve adottare per essere esente da responsabilità. Queste misure sono fondamentali, perché permettono all’ente di “discolparsi” ove sia stato commesso un reato qualificabile ai sensi della normativa, che in alternativa porterebbe alla punibilità dell’organizzazione stessa, con severe conseguenze sul profilo patrimoniale e commerciale.
Il “modello di gestione ed organizzazione” (modello 231) e l’”organismo di vigilanza” (“OdV”) rappresentano due dei principali scudi contro la responsabilità penale dell’ente: ove infatti l’azienda abbia adottato un efficace e strutturato modello di prevenzione dei reati e ne abbia affidato la gestione e controllo ad un organismo predisposto, il giudice non estenderà la responsabilità del reato commesso all’azienda.
Nel caso dei dipendenti subordinati, l’azienda risponderà anche in caso di inosservanza degli obblighi di direzione e di vigilanza da parte dei soggetti apicali.
Le difficoltà della “legge 231” e come semplificarne i processi
Nel corso del tempo, la norma è stata ampliata da numerosi interventi legislativi che hanno ampliato il numero di reati rilevanti.
L’intervento di continue modifiche, la complessità delle aziende e la difficoltà del tenere traccia di tutti i rischi individuati dai modelli di gestione ha comportato l’assorbimento di sempre maggiore tempo e risorse per il rispetto della norma.
Per questi motivi, è di fondamentale importanza uno strumento tecnologico che permetta ai consulenti legali, ai responsabili della compliance e ai membri dell’OdV di tenere traccia di tutte le situazioni di rischio presenti nell’azienda, attivando i necessari controlli e le richieste misure di mitigazione al fine di evitare di incorrere in responsabilità amministrativa.
Come OneTrust aiuta la tua azienda a semplificare e automatizzare il modello 231?
In particolare, OneTrust ha rilevato l’importanza di uno strumento che permetta di:
- Semplificare ed automatizzare la compilazione dei modelli di organizzazione e controllo, anche mediante la formulazione di template preimpostati e la velocizzazione dell’individuazione delle aree di rischio
- Verificare a colpo d’occhio i reati presupposto e le aree di rischio dell’azienda
- Creare una dashboard aggiornata in tempo reale che evidenzi i risultati del modello di gestione
- Velocizzare le verifiche interne mediante l’automatizzazione di questionari e controlli
- Monitorare i flussi informativi necessari all’Organismo di Vigilanza
Nonché di facilitare tutti i processi di compliance per i consulenti esterni e per i legali interni.
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