Blog

Creare un programma sulla privacy GDPR per le piccole imprese

Featured Image

Il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) è una solida legge sulla privacy entrata in vigore il 25 maggio 2018. Quando l’Unione Europea (UE) ha firmato la legge sul GDPR, ha generato un effetto a catena che si è esteso ben oltre i confini degli Stati membri.

La legge regolamenta il modo in cui le organizzazioni raccolgono, utilizzano e proteggono i dati personali dei residenti nell’UE. Se gestite una piccola o media impresa (SMB) che interagisce online con persone residenti nell’UE, il GDPR probabilmente vi riguarda.

I leader e gli operatori delle PMI devono affrontare la sfida continua di bilanciare le risorse tra i vari professionisti aziendali. Per questo motivo è facile che compiti apparentemente meno importanti passino in secondo piano, come la creazione di un programma di privacy GDPR.

Anche se non è opzionale che il GDPR si applichi alla vostra azienda, la creazione di un programma moderno per la privacy offre molti vantaggi alla vostra azienda, al di là della semplice conformità. Aumenta la trasparenza nei confronti dei clienti, creando fiducia e fedeltà per un successo a lungo termine.

Automatizzare la conformità al GDPR migliorerà i risultati in termini di privacy, proteggerà le risorse del vostro team e posizionerà la vostra organizzazione per il successo.

Continuate a leggere per saperne di più sull’ambito di applicazione del GDPR e su come può essere applicato alla vostra azienda. Condivideremo anche i passi concreti per abilitare l’automazione della privacy per le startup sulla via della conformità.

 

Programma sulla privacy GDPR per startup e PMI

 

Il GDPR si applica alle aziende di tutte le dimensioni. Il primo passo è determinare se le vostre attività rientrano nell’ambito di applicazione del GDPR:

  • Ambito di applicazione materiale – Il GDPR regolamenta la mia attività di trattamento dei dati?
  • Ambito territoriale – Il GDPR si applica a me in base alla mia sede o alla sede dei miei utenti o clienti?

 

Ambito di applicazione del GDPR

 

Se la vostra organizzazione tratta i dati personali con metodi parzialmente o interamente automatizzati, il GDPR si applica a voi.

Ciò si applica alle seguenti attività di trattamento dei dati: raccolta, registrazione, conservazione, accesso o visualizzazione, utilizzo, analisi, combinazione, divulgazione o cancellazione di dati personali.

Nel contesto, questo potrebbe sembrare l’acquisizione di dati personali su moduli web, moduli d’ordine, registrazione di account e altro ancora. Questo vale anche nel caso in cui la vostra organizzazione utilizzi sistemi di terze parti per elaborare i dati, come ad esempio software di automazione del marketing, software di database, sistemi di punti vendita, ecc.

 

Ambito di applicazione territoriale del GDPR

Se la vostra startup o PMI ha sede nell’UE, l’ambito territoriale del GDPR si applica a voi.

Inoltre, se la vostra organizzazione tratta dati personali di clienti o utenti con sede nell’UE, il GDPR si applica a voi. Questo vale indipendentemente dal luogo in cui operate.

Conosciuto come ambito di applicazione extraterritoriale, le organizzazioni al di fuori dell’UE devono rispettare il GDPR a queste condizioni.

L’ambito territoriale del GDPR copre i seguenti tipi di attività:

  • Fornitura di beni o servizi a clienti con sede nell’UE.
  • Raccolta degli indirizzi IP dei visitatori del sito web con sede nell’UE per il monitoraggio delle analisi.
  • Ricevere donazioni per la vostra organizzazione no-profit, compresi i donatori residenti nell’UE.

Obblighi di conformità al GDPR

Il GDPR stabilisce e protegge i diritti individuali alla privacy. Impone obblighi alle organizzazioni che interagiscono con i dati e li gestiscono. La legge si riferisce alle persone di cui raccogliete i dati come soggetti interessati.

Il GDPR delinea otto diritti fondamentali degli interessati che le aziende devono rispettare.

Dovete dotarvi di un’informativa sulla privacy che identifichi questi diritti in relazione alle vostre attività di raccolta ed elaborazione dei dati. Dovete anche essere pronti a gestire e soddisfare le richieste degli interessati. Conosciute come richieste di accesso ai dati (DSAR), le richieste devono essere soddisfatte entro un mese o prima.

8 diritti dell’interessato dal GDPR:

Per facilitarne la lettura, abbiamo parafrasato per voi gli 8 diritti dell’interessato del GDPR:

  • Diritto di essere informati: Gli interessati hanno il diritto di sapere che state raccogliendo e utilizzando i loro dati personali.
  • Diritto di accesso: Gli interessati possono richiedere copie dei dati raccolti.
  • Diritto di rettifica: Gli interessati hanno il diritto di chiedervi di aggiornare o correggere i dati personali inesatti o obsoleti.
  • Diritto all’oblio/diritto alla cancellazione: Gli interessati possono richiedere la cancellazione dei loro dati personali. In alcuni casi possono esserci delle eccezioni.
  • Diritto alla portabilità dei dati: Gli interessati hanno il diritto di chiedervi di trasferire i loro dati a un altro responsabile del trattamento o di fornirglieli. I dati devono essere forniti in un formato digitale accessibile.
  • Diritto di limitare il trattamento: Gli interessati possono chiedervi di non trattare i loro dati o di sopprimerli.
  • Diritto di opposizione: Gli interessati possono opporsi al trattamento dei loro dati personali.
  • Diritto di opposizione al trattamento automatizzato: Gli interessati hanno il diritto di opporsi alle decisioni prese con i loro dati attraverso l’automazione.

GDPR e consenso individuale
Il consenso individuale è un requisito essenziale del GDPR.

Gli interessati possono revocare il proprio consenso in qualsiasi momento. Secondo la legge, il vostro obbligo è quello di soddisfare le revoche del consenso nel più breve tempo possibile. Dovete rispettare le revoche del consenso in tutte le sedi in cui utilizzate o elaborate i dati.

Conseguenze della mancata conformità al GDPR

Se il GDPR si applica alla vostra azienda, è vostra responsabilità aggiornare i vostri processi agli obblighi di conformità.

Le attività non conformi possono includere

  • Non rispondere alle DSAR o impiegare troppo tempo per soddisfarle.
  • Non aggiornare l’informativa sulla privacy in caso di modifica delle attività di trattamento dei dati.
  • Raccogliere dati personali sensibili senza uno scopo esplicito (come i numeri di previdenza sociale).
    cedere dati personali a terzi senza che l’interessato vi abbia dato il permesso di farlo.

La mancata osservanza del GDPR può comportare il divieto temporaneo o permanente di trattamento dei dati. Le autorità possono chiedervi di limitare o cancellare i dati. Potrebbero anche chiedervi di sospendere i trasferimenti di dati verso altri Paesi.

Le multe sono una conseguenza comune della non conformità. Sono discrezionali, il che significa che l’importo deve essere in linea con la gravità della violazione:

  • Fino a 10 milioni di euro (11 milioni di dollari) o al 2% del fatturato globale annuo
  • Fino a 20 milioni di euro (23 milioni di dollari) o al 4% del fatturato globale annuo

Il vostro programma sulla privacy conforme al GDPR è un elemento importante per le autorità. La vostra organizzazione potrebbe essere soggetta a sanzioni minori se riuscite a dimostrare che state facendo dei veri e propri tentativi di conformità.

 

Abilitare l’automazione della privacy per la vostra startup

Se il tempo e le risorse scarseggiano, l’automazione sarà fondamentale per costruire o aggiornare il vostro programma sulla privacy per la conformità al GDPR.

I vantaggi dell’automazione della privacy per le startup sono molteplici. Poiché le normative, i dati e la tecnologia si evolvono continuamente, l’automazione vi consente di stare al passo con i cambiamenti.

Inoltre, mentre i team più piccoli si occupano dei loro obblighi, l’automazione snellisce il processo dall’inizio alla fine. Rendendo chiare le politiche sulla privacy e i flussi di lavoro, si può contare su una collaborazione più efficace tra gli stakeholder aziendali.

I requisiti indispensabili per un programma di privacy aggiornato sono:

  • Accesso alle informazioni in tempo reale.
  • Operare nel contesto delle più recenti normative applicabili alla vostra azienda, soprattutto in base alla loro evoluzione.
  • Sfruttare i flussi di lavoro che semplificano gli sforzi e aumentano l’accuratezza.
    Integrare la privacy in ogni fase del ciclo di vita dei dati.

L’automazione consente alle startup e alle PMI con risorse limitate di raggiungere questi risultati. Indipendentemente dal punto in cui vi trovate, potete iniziare a prendere provvedimenti per automatizzare il vostro programma di privacy oggi stesso.

Fase 1: valutare l’attuale programma di tutela della privacy

Esaminate il modo in cui attualmente gestite internamente la conformità alla privacy. Ci sono lacune tra le vostre operazioni e i vostri obblighi?

Che abbiate o meno un team dedicato alla privacy, i requisiti del GDPR si applicano a tutti i membri della vostra organizzazione.

Iniziate a scoprire le aree in cui la vostra organizzazione potrebbe essere carente:

  • Quando è stata l’ultima volta che abbiamo controllato la nostra politica sulla privacy?
  • Stiamo monitorando e soddisfacendo le richieste di DSAR abbastanza velocemente?
  • I nostri fornitori terzi ci mettono a rischio?
  • Da qui si può iniziare a capire come potenziare il programma di tutela della privacy e migliorare i risultati di conformità.

Fase 2: porre l’automazione al centro del programma sulla privacy

L’automazione può alimentare molti dei vostri processi di conformità alla privacy.

È necessario mappare e archiviare i dati dei consumatori in un luogo centralizzato. L’automazione può aiutarvi a raggiungere questo obiettivo consolidando le vostre numerose fonti di dati personali in un’unica posizione centralizzata. Questo vi permette di capire cosa state raccogliendo e perché, e soddisfa i vostri requisiti di registrazione.

È necessario tenere traccia delle DSAR e soddisfarle rapidamente. Se vi affidate a processi manuali per gestire le DSAR, rischiate che alcune cadano nel dimenticatoio. Si tratta di un rischio significativo. L’automazione risolve questo problema creando un archivio centralizzato per le richieste e consentendo ai team di monitorare l’evasione.

Dovete essere in grado di dimostrare il consenso in ogni fase del processo. I registri del consenso sono fondamentali per la conformità al GDPR. Se non si tengono registri aggiornati e centralizzati sul consenso, sarà difficile dimostrare di averlo ottenuto.

Dovete essere in grado di dimostrare un consenso granulare. Se non riuscite ad attribuire le registrazioni del consenso con data e ora a specifiche attività di trattamento dei dati, potreste essere a rischio.

Questi obblighi richiedono una quantità significativa di risorse per essere rispettati. È qui che l’automazione offre vantaggi sostanziali alle startup e alle PMI. Potrete stare tranquilli sapendo di essere aggiornati sui vostri requisiti, soprattutto se il team è impegnato in altre priorità.

Fase 3: prepararsi a una violazione dei dati

Il momento di prepararsi a una violazione dei dati è adesso, non dopo che si è verificata.

Le startup e le PMI devono essere sempre attente a come spendono le risorse. Lo sforzo di risposta dopo una violazione si riduce a ore e minuti, qualcosa che potrebbe non essere disponibile al momento dell’incidente.

Nella sfortunata eventualità che si verifichi una violazione, ringrazierete voi stessi per aver fatto la vostra dovuta diligenza.

In alcuni casi, il GDPR richiede una notifica quasi immediata alle persone colpite da una violazione dei dati. Se i vostri archivi non sono aggiornati, prontamente disponibili e contengono le informazioni di contatto corrette, rischiate di non adempiere ai vostri obblighi.

Conclusione: Automatizzare la privacy con OneTrust

Guadagnare la fiducia dei consumatori è fondamentale per la salute e la sopravvivenza della vostra azienda. Di conseguenza, prendere sul serio la privacy dei dati è oggi un obbligo per le startup e le PMI.

Creare e mantenere un programma di privacy conforme aiuterà a prevenire danni alla reputazione in caso di violazione. I vostri sforzi vi aiuteranno anche a evitare le multe e le conseguenze negative della non conformità al GDPR.

Se la vostra startup o PMI è soggetta al GDPR, dovreste sfruttare al massimo l’automazione. Non solo migliorerà i risultati di conformità, ma sarà anche in grado di risparmiare risorse preziose per le attività aziendali più importanti.

OneTrust vi aiuta ad automatizzare il vostro programma sulla privacy. Il nostro team di esperti amplierà le capacità del vostro ufficio legale, soprattutto quando non è dedicato al 100% alla privacy.

Il software di OneTrust consente di automatizzare la privacy by design in tutta l’organizzazione. Con i nostri strumenti, potete:

  • Scoprite e classificate i dati personali nel vostro ecosistema IT.
  • Applicare un contesto aziendale e normativo aggiornato grazie a OneTrust DataGuidance.
  • Popolate un inventario e un catalogo centrale dei dati che funga da base per le vostre iniziative di privacy, sicurezza e governance dei dati.
  • Attivare flussi di lavoro sulla privacy che creino record di elaborazione, gestiscano la risposta agli incidenti e automatizzino l’adempimento delle DSAR.
  • Applicare le politiche di conservazione, minimizzazione e accesso dei dati.

Iniziate oggi stesso richiedendo una demo gratuita.

Onetrust All Rights Reserved