Blog

Come automatizzare il processo DSAR con Discovery & Redaction

Featured Image

Quando alla vostra organizzazione viene chiesto di elaborare una richiesta di accesso ai dati (DSAR), dovete rispondere il più rapidamente possibile. Il processo comporta l’identificazione dei dati richiesti ovunque essi si trovino in tutti i vostri file, comprese le e-mail, i PDF, i fogli di calcolo e altri tipi di file.

Inoltre, poiché i file spesso contengono informazioni dell’interessato unite a dati sensibili di altre persone, anche questi ultimi devono essere cancellati dai file. Questo deve essere completato per intero prima che la vostra azienda possa condividere le informazioni con il soggetto dei dati che lo richiede.

Mentre l’identità DSAR e il processo di redazione sono abbastanza semplici, eseguirli manualmente può richiedere molte risorse. Come tale, è spesso dispendioso in termini di tempo, inefficiente e impreciso.

Poiché il volume delle richieste DSAR aumenta a causa della consapevolezza degli utenti, delle violazioni dei dati e degli incidenti pubblici sulla privacy, le organizzazioni si stanno rivolgendo all’automazione per aiutare a gestire il processo.

Le sfide dell’aumento delle richieste DSAR

I regolamenti sulla privacy come il GDPR e il CCPA/CPRA hanno aumentato la consapevolezza dei consumatori sui loro diritti alla privacy. A causa di ciò, le richieste DSAR degli interessati hanno visto un aumento significativo.

Anche le richieste dei dipendenti sono in aumento.

Questi sono diventati sia più comuni che più in vista. E questo porta a una maggiore quantità di dati non strutturati relativi a diversi dipendenti che vengono combinati con quelli dei soggetti dei dati. Un esempio di una richiesta del consumatore potrebbe riguardare il record di una richiesta di supporto e le successive risposte tra un soggetto dei dati e un dipendente. Un esempio di richiesta di un dipendente riguarderebbe le e-mail tra quel dipendente e altri dipendenti.

In un caso come questo, è fondamentale rimuovere qualsiasi informazione sensibile dal record che non può essere condivisa con il soggetto dei dati che presenta la richiesta.

Questo enfatizza la necessità di migliorare la scoperta dei dati nel flusso di lavoro DSAR e la redazione. Identificare rapidamente i dati richiesti e redimere le informazioni sensibili di altre persone dai file sono compiti cruciali.

Ma questo aggiunge anche ovvie complessità al processo di redazione del DSAR.

Automatizzare la reazione DSAR per aggiungere velocità e precisione

Poiché la vostra azienda deve affrontare la realtà di un numero sempre maggiore di richieste DSAR ora e in futuro, dovete pianificare di scalare il vostro team e i processi per soddisfare i requisiti normativi in questo settore.

Molti si stanno rivolgendo a strumenti basati sull’automazione per risolvere questa sfida.

L’automazione alimenta la scoperta delle informazioni sensibili nei file e le redarguisce automaticamente utilizzando l’apprendimento automatico e il software basato sull’intelligenza artificiale.

In altre parole, è un modo veloce per trovare, rivedere e preparare le informazioni per la condivisione. Lo strumento consente di personalizzare le redazioni con categorie di colori per tipo di informazioni rimosse. Lo strumento permette anche di sostituire l’area redatta con del testo, se lo si desidera.

In effetti, ci sono molti vantaggi nell’automatizzare la redazione del DSAR:

  • Avviare automaticamente le scoperte dei dati associati all’individuo in tutte le risorse.
  • Esaminare automaticamente i file non strutturati per identificare le informazioni sensibili e redigerle.
  • Sfruttare NLP, apprendimento automatico e OCR per comprendere le informazioni nei file.
  • Approvare le decisioni basate sul punteggio di fiducia suggerito per le riduzioni.
  • Creare modelli riutilizzabili di cosa redigere, informazioni da redigere e informazioni da non redigere.

Mentre la redazione manuale del DSAR apre la possibilità di errori nella redazione e nella sicurezza dei dati, l’automazione crea un risultato più sicuro. La vostra azienda può stare tranquilla sapendo che quando automatizzate le richieste DSAR, le soddisfate nel modo più accurato e veloce possibile.

Non importa quale sia il volume delle richieste, sarete in grado di gestirle tutte.

Conclusione: Affidatevi a un partner esperto nella riduzione dei dati

Anche se i regolamenti sulla privacy hanno ormai diversi anni, le richieste DSAR stanno prendendo sempre più piede. Ciò significa che non ci sono molti strumenti di automazione sul mercato che sono stati sviluppati e testati per automatizzare le richieste DSAR.

Vorrai salire a bordo di una piattaforma che esiste da molto tempo, che è stata progettata con le richieste DSAR in mente e che supporta altre funzioni di gestione della privacy.

Lo strumento OneTrust Data Redaction integrato con il modulo OneTrust DSAR è progettato per fare proprio questo. Ti permette di ridurre e rivedere in modo efficiente le informazioni sensibili nei tuoi file quando ricevi una richiesta DSAR. Fornisce alla tua azienda gli strumenti per redigere in modo efficiente i dati quando si incontrano le DSAR. E assicura un’adeguata rimozione dei dati sensibili dai file in modo rapido ed efficiente rispetto ai processi manuali esistenti.

Per saperne di più sullo strumento OneTrust Data Redaction, prenota una demo gratuita oggi stesso.

Onetrust All Rights Reserved